BAHAGIAN PENTADBIRAN
Pengenalan
Unit Pentadbiran dan Kewangan bertanggungjawab menguruskan hal-hal pentadbiran dan kewangan jabatan, menjadi wakil kepada jabatan lain dalam menguruskan sesuatu majlis dan menetapkan penyampaian maklumat semasa melalui e-mel dalaman universiti.
Fungsi
Urusan Pentadbiran Jabatan
- Menyediakan laporan-laporan/maklumat Jabatan dan Universiti seperti Laporan Tahunan Jabatan, Laporan Aktiviti Unit untuk Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan, Penyediaan Kertas MEU dan Pertanyaan pihak luar tentang aktiviti Universiti/Jabatan.
- Melaksanakan urusan-urusan pengacaraan konvokesyen.
- Persediaan Mesyuarat Jabatan dan Mesyuarat Birokrasi.
- Melaksanakan hebahan-hebahan Jabatan Pendaftar.
- Memproses Permohonan Rekod Cuti Jabatan Pendaftar.
Mengurus Kewangan Jabatan
- Membantu dalam urusan pembelian peralatan/bekalan pejabat
- Memproses arahan bayaran semua tuntutan daripada staf dan pembekal.
- Menguruskan Panjar Wang Runcit.
- Membantu dalam pengurusan Aset dan Inventori.
Mengurus Telefon Universiti
- Memproses bil telefon sambungan (bayaran penggunaan) untuk semua jabatan dan bil Telekom Malaysia dalam sistem telefon Universiti (PABX) setiap bulan.
- Memproses permohonan talian telefon dalaman iaitu permohonan talian baru, naik dan turun taraf talian telefon.
- Tugas Pegawai Khidmat Pelanggan (Telefonis) - menerima dan menyambung panggilan, mengemaskini nombor sambungan telefon.
Mengurus Pos Universiti
- Memproses surat-surat serta franking mengikut harga berat surat untuk dipos.
- Mengedar surat-surat kepada pegawai-pegawai yang diterima dari dalam dan luar Universiti.
Menjalankan tugas-tugas fotokopi dan menjilid dokumen.Merekod surat yang dihantar melalui pos laju dalam sistem dan mencari alamat untuk surat-surat yang tidak mempunyai alamat lengkap.